Google台灣實施「3+2 混合辦公」 未來在”哪裡”工作不再重要！

戴嘉芬

2022年3月31日 週四 下午4:01·3 分鐘 (閱讀時間)  太報

Google台灣將從清明連假後，也就是4月14日開始實施「3+2 混合辦公」模式，目前已於3月14日起進入轉換期，成為Google亞太區第一個轉換到混合工作週的辦公室據點。

所謂「3+2 混合辦公」制度，就是大多數Google員工每周會在辦公室工作三天，另外兩天則可自行選擇工作地點。該公司表示，如果員工無法持續進辦公室工作，也能選擇「 在哪都能工作」、「申請延長在家工作」、「轉移主要辦公地點」、「完全遠距辦公」等彈性配套措施。

Google台灣將從4月中旬開始實施「3+2 混合辦公」模式，目前已先讓員工進入轉換期。（圖片來源／Google提供）

隨著「混合辦公」模式推行到Google全球辦公室，屆時會有約60%的Google 員工每周有幾天會到辦公室；有20%員工可自行選擇在新的辦公地點工作，另外20%則是居家辦公。

針對未來工作模式的樣貌，Google Workspace在2021年針對全球客戶進行調查，發現有74%的公司打算讓部分員工永久實施遠距辦公。另外，有70%的高階主管支持一定程度的混合辦公，還有13%則支持全面實施遠距辦公。

因此，這份調查也下了結論：在「哪裡」工作不再重要！「如何」把工作完成才是關鍵。未來工作模式中，時間空間的限制和界線模糊，實體辦公室空間也可能不復存在。

台灣社會近年來面臨「少子化」課題，對於教育界甚至一般企業都產生莫大影響，少子化造成勞動人口縮減，使得企業普遍面臨人才短缺。優秀人才對工作上的彈性會有更多需求，因此混合辦公模式成為部分產業找尋人才的重要關鍵。

當然，混合辦公模式也不一定適用於台灣所有企業，尤其是傳統產業，老闆們經常會疑惑：「遠距辦公是否會影響員工的生產力及工作效率？」Google從疫情期間的經驗發現，從實體轉移到遠距辦公，工作流程改變對溝通成本和工作效率產生短期影響；故必須透過居家辦公環境設備的補助，讓大家積極使用線上協作工具，確保團隊運作效率。

Google台灣辦公室原本就為員工提供足夠的休憩空間，像是撞球桌、迷你足球檯、健身房、紓壓按摩等設施。（圖片來源／Google提供）

此外，有些員工回家後可能就是一個人，在辦公室的時間能讓他建立基礎的人際關係。根據Google內部調查也顯示，在遠距辦公實施期間，員工最想念實體辦公環境中的人際互動和連結。另針對產業外部調查，有超過70%受訪者認為在遠距辦公環境下，主管和員工間的信任文化需要改進。

因此，Google台灣認為必須發展出新的溝通運作方式來適應遠端協作，像是「因應會議類型調整討論策略」，或者「因應居家情境調整會議時間」，彈性的調整是其中關鍵。藉由混合辦公的實施，來打造團隊成員間的信任感。

針對想要進入「未來工作模式」的企業，Google提出三點建議：首先，需「及早整合軟硬體設備」，協助員工調整工作習慣，並做好主管階層的訓練機制，讓內部溝通更為順暢。第二則是「重新構思辦公流程」，企業應衡量不同職能適合哪些工作模式，並評估技術工具到位程度，規劃合適的辦公流程，提升整體營運效率。第三是「在文化中建立彈性」，建立一種新的企業文化能讓工作環境和協作工具更事半功倍，過程中持續做出調整，找出最好的工作模式。